Ihre persönliche und flexible Assistenz – stundenweise, ohne Fixkosten
Über mich
Sabine Hilbe – Assistentin aus Leidenschaft
Seit über 20 Jahren bin ich die „gute Seele“ im Hintergrund – ob bei Rechtsanwälten, in der Pharmaindustrie, im Software‒Vertrieb oder in der Geschäftsführung. Ich kenne praktisch jede Abteilung: Verkauf, Marketing, HR,
Buchhaltung, Eventmanagement, Reisemanagement und vieles mehr.
In der Assistenz habe ich meinen Traumjob und meine Erfüllung gefunden. Ich liebe es meine Auftraggeber zu entlasten um sie beim Erreichen ihrer Ziele zu unterstützen.
Am 1. Jänner 2016 habe ich mir den Wunsch erfüllt und mein eigenes Unternehmen gegründet. Mit „Rent An Assistant“ arbeite ich für und mit EPUs, KMUs und Privatpersonen in verschiedenen Bereichen. Profitieren auch Sie von mir
als Spezialistin für Administration, Organisation und Backoffice.
DienstLeistungen
Was ich für Sie übernehmen kann
Von der klassischen Büroorganisation bis zur kompletten Eventplanung – hier ein Auszug meiner Dienstleistungen:
Büro & Administration
Ob Schriftverkehr, Ablage, Rechnungen, Mahnwesen oder Buchhaltungsvorbereitung – ich bringe Ordnung und Struktur in Ihren Alltag.
Termin‒ & Reiseplanung
Terminkoordination, Reisebuchungen, Hotel‒ und Flugorganisation – ich halte Ihnen den Rücken frei und alles läuft wie am Schnürchen.
Eventplanung
Firmenfeiern, Seminare, Messen, Tagungen oder Weihnachtsfeiern – ich plane, organisiere und setze um, damit Ihre Veranstaltung unvergesslich wird.
Sonderaufgaben
Kurzfristiger Krankenstand,
Urlaubsvertretung, Recherche‒Projekte oder etwas was nicht auf dieser Liste steht? Melden Sie sich bei mir, wir finden sicher eine Lösung.
Ihre Vorteile
Warum Sie sich für mich entscheiden sollten
Hohe Effizienz & Eigenständigkeit
Sehr kurze Einarbeitungszeit dank viel Erfahrung und selbstständiger Arbeitsweise.
Fokus auf Ergebnisse statt Anwesenheit
Es zählt, was fertig wird – nicht wie viele Stunden jemand am Schreibtisch sitzt.
Flexibel & bedarfsgerecht
Unterstützung genau dann, wenn Sie sie brauchen – auch kurzfristig, tageweise oder projektbezogen.
Unternehmerisches Mindset
Ich denke unternehmerisch, lösungsorientiert, proaktiv und immer mit Blick auf das große Ganze.
Bezahlung nur für tatsächliche Leistung
Sie bezahlen ausschließlich die effektiv gearbeiteten Stunden & vereinbarten Projekte – keine Fixkosten.
Keine Lohnnebenkosten
Keine Sozialversicherung, kein Urlaub, kein Krankenstand, kein 13./14. Gehalt – Sie zahlen wirklich nur das, was Sie bekommen.
Keine langfristigen Verpflichtungen
Kein Arbeitsvertrag, keine Kündigungsfristen, keine Verpflichtung über den aktuellen Bedarf hinaus.
Kundenstimmen
Was meine zufriedenen Kunden sagen
Meine Kunden:innen schätzen meine fachliche Kompetenz, meine Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit
und mein persönliches Engagement. Dass ich neue Aufträge überwiegend auf Grund von
Weiterempfehlungen erhalte, spricht für sich.
I worked with Sabine as an interim executive assistant. During this time she looked after my travel, diary management and small project work, this was a highly positive experience. During this time Sabine -
- Engaged and got up to speed in a few days
- Had excellent communication skills and worked with me exclusively in English
- Was very accurate hard-working and methodical in all of the work I made with her
- Was positive, friendly and had good energy at all times
- Was highly discreet with confidential information
- Engaged highly professionally with all areas of the business
- Took on several small IT and logistical projects for me with minimal or no supervision required.
I would definitely recommend and work with Sabine again.
Bill Walker
R&D Director at Essex X-Ray
Sabine ist die perfekte Unterstützung für alle Dinge, die außerhalb des eigenen Kerngeschäfts liegen, zeitaufwändig sind und dennoch in hoher Qualität und zuverlässig erledigt gehören. Ich kann Sabine voller Überzeugung empfehlen. Professionell, zuverlässig und immer mit einer guten Portion Sympathie und Humor!
Anna Czerny
Beratung, Facilitation, Coaching & Training
Eine Kollegin, wie man sie sich nur wünschen kann!
Sabine ist fachlich top, bestens organisiert, mitdenkend und man kann sich zu 100% auf sie verlassen. Mit ihrem Humor und ihrer offenen Art bereichert Sie das Team von dieSaremas. Schön, dass es dich gibt Sabine!
Eva Herzog
Senior Client & People Manager dieSaremas
Sabine unterstützt mich jetzt schon mehrere Jahre und sie ist wohl die beste Assistentin, die man sich nur wünschen kann! Zuverlässig, genau, kompetent, vorausschauend und auch humorvoll!!
Freue mich noch auf viele Jahre der Zusammenarbeit!!
Thomas Wondrak
konsequent wondrak, konsequent lernen und fit4fh
Das Tolle ist auch, dass Du so vielseitig bist. Bei jeder neuen Aufgabe, die Du übernimmst hat man das Gefühl, als ob Du diese immer schon gemacht hättest.
Barbara Laber
Selbständige Bilanzbuchhalterin – Payroll & Accounting
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen. Wird Ihre Frage hier nicht beantwortet, dann rufen Sie mich bitte an oder schreiben Sie mir. Ich bin gerne für Sie und Ihre Fragen da.
Für wen ist „Assistenz zum Mieten“ genau das Richtige?
- EPUs (Ein-Personen-Unternehmen)
- KMUs (Kleine und mittlere Unternehmen)
- Vereine
- Privatpersonen
Wie ist der Ablauf, wenn ich mich für Ihre Dienstleistungen interessiere?
1. Kostenloses Erstgespräch:
Wir telefonieren, treffen uns persönlich oder per Video. 15-30 Minuten reichen meist völlig aus. Hier lernen wir uns kennen und Sie erzählen mir, wo genau der Schuh drückt und was Sie brauchen.
2. Individuelles Angebot mit transparentem Stundensatz:
Basierend auf Ihren Wünschen und dem besprochenen Umfang erhalten Sie umgehend ein faires, unverbindliches Angebot. Sie sehen sofort den Stundensatz und wie flexibel wir alles gestalten können.
3. Loslegen – remote oder bei Ihnen vor Ort:
Sobald Sie „Ja“ sagen, starten wir – oft schon innerhalb weniger Tage. Ich arbeite mich kurz ein und übernehme danach selbstständig Ihre Aufgaben – remote oder vor Ort (in Wien und Umgebung).
Wie funktioniert die Zusammenarbeit in der Praxis?
In den meisten Fällen bekommen ich entweder Zugriff auf Ihren Email-Account oder ich erhalte einen eigenen E-Mail-Account bei Ihnen, sowie alle nötigen Zugänge (Kalender, Drive, Cloud, Programme). Selbstverständlich können Sie mir auch gerne Equipment wie z.B. einen Laptop zur Verfügung stellen, damit ich direkt in Ihrem System arbeite.
Der Informationsaustausch erfolgt per Telefon, Zoom, Teams, WhatsApp, Slack, usw. was für Sie am besten passt.
Nach außen trete ich entweder als Ihre Mitarbeiterin auf oder als externe Dienstleisterin, wie es Ihnen lieber ist.
Was kostet Assistenz zum Mieten?
Meinen Stundensatz verrate ich Ihnen gerne in unserem ersten Gespräch.
Sie bezahlen ausschließlich die tatsächlich geleisteten Stunden – keine Fixkosten, keine versteckten Gebühren.
Anfahrts- bzw. Fahrzeiten werden bei Vor-Ort-Einsätzen mit einer Pauschale von einem Stundensatz pro Tag verrechnet. Fremdleistungen (z. B. Porto, Telefonkosten, Büromaterial) sind nicht inkludiert. Nach unserem kostenlosen, unverbindlichen Erstgespräch erhalten Sie ein maßgeschneidertes Angebot.
Wie erfolgt die Verrechnung?
Stundenpakete:
Sie können vorab ein Stundenpaket kaufen, das ich dann abarbeiten. Diese Variante wird vor allem bei der ersten Zusammenarbeit sehr gerne genommen, weil die Stundenanzahl kalkulierbar ist. Sie sehen dann wieviel ich in der vorgegebenen Zeit schaffe und gehen kein Risiko ein. Das Stundenpaket ist 1 Jahr gültig und Sie erhalten jeweils nach Ablauf eines Monats eine Übersicht mit den geleisteten Stunden und den Reststunden.
Verrechnung nach Ablauf eines Monats:
Ich protokolliere die geleisteten Zeiten und Aufgaben und sende Ihnen nach Ablauf eines Monats die Rechnung mit der Stundenliste zu. Selbstverständlich können wir vorab eine maximale Stundenanzahl vereinbaren. Sobald ich mich dieser Stundenanzahl nähere, halte ich Rücksprache mit Ihnen und wir besprechen, wie wir weiter vorgehen.
Nach Rechnungslegung ist der Rechnungsbetrag innerhalb von 14 Tagen auf mein Konto zu überweisen.
Mindestbuchung vor Ort beim Kunden oder bei Veranstaltungen: 2 Stunden
Verrechnung bei remote Arbeit: 15 Minuten-Takt
Sind Sie eine virtuelle Assistentin (z. B. Grafik, Social Media, aus dem Ausland)?
Nein. Ich arbeite aus Österreich, spreche perfektes Österreichisch und bin auf Wunsch auch persönlich vor Ort in Wien und Umgebung. Grafikdesign, Bildbearbeitung oder Social-Media-Content gehören nicht zu meinem Angebot.
Kontakt
Wie kann ich Ihnen helfen?
Sie arbeiten alleine oder in einem kleinen Team und haben einfach keine Zeit für den ganzen „Bürokram“? Ich bin Ihre unsichtbare rechte Hand – ohne dass Sie jemanden fix anstellen müssen. Bei Urlaub, Krankheit, Auftragsspitze oder wenn die Sekretärin gerade fehlt: Ich springe ein, arbeite mich blitzschnell ein und Sie merken kaum einen Unterschied – nur dass es plötzlich wieder rund läuft. Sie konzentrieren sich auf Ihre Kunden und Ihren Fachbereich, ich kümmere mich um Rechnungen, Termine, Ablage und alles Administrative. Lassen Sie mich wissen, wie ich Ihnen helfen kann!
